Hela listan: hur du sänker priset på rekrytering i 5 steg

Ni står inför ett nytt år och funderar på vilka rekryteringar ni behöver göra. Det är tuffa tider, och alla sparade kronor är välbehövliga.  Nedan följer hela listan för hur du sänker kostnaden för rekrytering, håll till godo. 

1. Välj en strategi (åt gången). I ett tidigare inlägg listade vi vilka olika strategier man kan luta sig emot beroende på vilken typ av bolag man är och vilken situation man befinner sig i. Det absolut viktigaste, menar vi, är att man bestämmer sig för en tydlig strategi och sedan använder sig av den fullt ut – under en begränsad period för att sedan utvärdera valet och ställa det mot övriga potentiella alternativ.

Att försöka kombinera sig fram till en snabb och/eller kostnadseffektiv lösning genom att exempelvis anställa inhouse, jobba med externa rekryterare och dessutom vända sig till en digital plattform ökar risken för att den totala kostnaden rinner iväg, och att värdet dessa olika vägar skapar tillsammans sjunker simultant för varje adderad strategi. Istället rekommenderar vi att man väljer en av dessa vägar åt gången, för att säkerställa maximal effekt. Använd vårt ramverk som start!

2. Sätt processen. Spika er process redan innan ni påbörjar sökandet efter er nästa kollega. Samla alla intressenter för den aktuella rekryteringen, besluta om vilka olika roller de respektive intressent har i besluten (ex. åhörare, beslutsfattare, inputgivare etc.), diskutera er situation och bestäm följande:

a) hur ser en kvalificerad kandidat ut: vad är “nice to have” vs. “must have”. Erfarenhet, utbildning och personlighetsdrag är exempel på punkter, men även eventuella testresultat, och slutsater vid så kallade case-intervjuer kan ingå.

b) hur ni ska attrahera kandidater: beroende på vilken situation ni är i som bolag har ni olika stora utmaningar med att attrahera rätt kompetens – men oavsett vilken situation bör ni diskutera frågor som:

i) Har ni tid att använda er av egen search?

ii) Hur ska ni tänka kring annonsen och var ska annonsen placeras?

c) vilken budget som är avsedd för rekryteringen: finns det en skarp gräns eller utrymme för rörliga parametrar?

d) vilka intressenter ska kandidaterna träffa för en intervju gällande vilka ämnen?

e) hur kandidaterna ska utvärderas: ska intervju, testresultat och referenser viktas lika eller är de olika momenten i just er rekryteringsprocess av olika vikt?

Att inte besluta kring detaljerna ovan innan processen sätter igång riskerar primärt två saker:

i) ni adderar moment av rekryteringsprocessen baserat på godtyckliga åsikter under processens gång

ii) kandidaten får en mindre bra upplevelse av rekryteringsprocessen

Båda saker ovan leder till en kostsammare process.

3. Individuell & snabb utvärdering av kandidater

Inte helt ovanligt är att kandidaten som ska anställas ska arbeta mot flera team, vilket gör att det finns flera individer som kommer att påverkas av just denna rekrytering. Fler intressenter leder ofta till fler diskussioner, och det är av denna anledning av högsta vikt att ni ser till att ni har:

a) individuell utvärdering av kandidaten: samtliga intressenter utvärderar varje kandidat individuellt. Man behöver inte undvika att diskutera kandidater, det kan tvärtom vara bra – men gör det efter den individuella utvärderingen.

b) snabb utvärdering av kandidaten: låt exempelvis inte “helgen gå” om intervjun utförs på en fredag. Se istället till att avsätta tid för samtliga intressenter att utvärdera kandidaten medan intervjun är färskt i minnet.

c) skriftlig utvärdering till en huvudsakligt ansvarig: utse en ansvarig som samlar in samtliga utvärderingar.

Risken att bli färgad av andra i sin upplevelse av en kandidat är stor, och ökar om mycket tid hinner gå innan man själv lämnar in sin bedömning. Dessutom är det av stor vikt att samtliga bedömare förhåller sig till samma “mall” vid utvärderingen, se punkt 2d.

4. Utvärdera stödverktyg för just er. (ATS, referenstagning, arbetsbeskrivningsgeneratorer m.fl).

Det finns en uppsjö av verktyg att använda kopplade till rekrytering. Beroende på om ni utför rekrytering löpande eller sporadiskt ser behoven sannolikt olika ut, men oavsett är det av största vikt att ni utvärderar vilka stödverktyg just ni vill använda.

Om ni inte värderar referenstagning kanske ni inte bör spendera stora pengar på ett verktyg som automatiserar referenstagningen, och vice versa. Testverktyg kan ofta addera stort värde, men se till att både vet hur ni ska utvärdera resultaten och vilken roll dessa ska spela i rekryteringsprocessen innan ni gör ert val.

”bara för att man får bra mat och service på en restaurang en kväll innebär inte det att just den kocken och den servitören arbetar alla kvällar.”

5. Jämför rekryteringsbolag

Om man ska ta hjälp från ett rekryteringsbolag, oavsett om det handlar om annonsering, search eller en hel process är det otroligt viktigt att jämföra. Det finns tusentals rekryteringsbolag som är operativa på den svenska marknaden, och det kan vara oerhört svårt att veta hur man ska välja och vad detta val ska baseras på.

Olika aktörer har olika styrkor och passar olika väl för olika uppdrag, men det kan vara mer komplext än så då alla rekryterare givetvis inte passar lika väl för samma uppdrag.

Enkelt uttryckt: bara för att man få bra mat och service på en restaurang en kväll innebär inte det att just den kocken och den servitören arbetar alla kvällar.

Osäker på var ni ska börja?